Digitale Buchhaltung für Unternehmen
Finanzbuchhaltung und kaufmännische Abläufe durchgängig digital verbinden
Eine zeitgemäße digitale Buchhaltung beginnt nicht mit dem Einscannen von Rechnungen. Entscheidend ist, wie Belege, Rechnungsdaten, Bankumsätze und Informationen aus Ihrer Unternehmenssoftware zusammengeführt, verarbeitet und für die Unternehmenssteuerung genutzt werden.
Die Digitalisierung des Rechnungswesens gehört zu den Schwerpunkten unserer Kanzlei. Wir unterstützen Unternehmen dabei, ihre Finanzbuchhaltung effizient und nachvollziehbar zu organisieren – von der digitalen Belegübermittlung über die E-Rechnung bis zur Einbindung vorhandener Warenwirtschafts- und Fakturierungsprogramme.
Dabei verbinden wir die Möglichkeiten moderner DATEV-Anwendungen mit unserer langjährigen Erfahrung in der Finanzbuchhaltung und steuerlichen Beratung. Unser Leistungsspektrum reicht von der unkomplizierten digitalen Belegübermittlung für kleinere Unternehmen bis zur Übernahme und Verarbeitung großer Buchungsvolumina aus komplexen, branchenspezifischen Vorsystemen.
Unser Ansatz: Nicht jedes Unternehmen benötigt dieselbe Software. Entscheidend ist ein Buchführungsprozess, der zum Betrieb passt, doppelte Datenerfassungen vermeidet und verlässliche Ergebnisse liefert.
Was eine digitale Buchhaltung leisten sollte
In vielen Unternehmen entstehen Buchhaltungsdaten an unterschiedlichen Stellen. Eingangsrechnungen erreichen den Betrieb per E-Mail, Ausgangsrechnungen werden in einer separaten Software erstellt, Zahlungsvorgänge erfolgen über das Onlinebanking und Kassendaten werden in einem weiteren System gespeichert.
Eine durchdachte Digitalisierung verbindet diese Datenquellen und vermeidet unnötige Mehrfacherfassungen. Im Mittelpunkt stehen dabei fünf Aufgaben:
Digitaler Rechnungseingang: Rechnungen werden zentral empfangen, geprüft und für die Buchführung bereitgestellt.
Elektronische Rechnungserstellung: Angebote und Rechnungen werden mit einer geeigneten Software erstellt, einschließlich gesetzlich vorgeschriebener E-Rechnungsformate.
Zahlungsverkehr und offene Posten: Rechnungen können mit Bankumsätzen abgeglichen und Zahlungsvorgänge organisiert werden.
Verarbeitung in der Finanzbuchhaltung: Buchungsdaten und Belege stehen unserer Kanzlei möglichst ohne Medienbrüche zur Verfügung.
Betriebswirtschaftliche Auswertungen: Aktuelle Buchführungsdaten schaffen die Grundlage für aussagekräftige Informationen über die wirtschaftliche Entwicklung Ihres Unternehmens.
Die digitale Belegerkennung und der Einsatz künstlicher Intelligenz erleichtern die Erfassung von Rechnungsdaten und ermöglichen zunehmend auch die automatische Erstellung von Buchungsvorschlägen. Eine vollständig automatisierte und fehlerfreie Buchführung ist damit jedoch noch nicht gewährleistet. Insbesondere die fachliche Prüfung und steuerliche Beurteilung der Geschäftsvorfälle erfordern weiterhin die Erfahrung und Kompetenz qualifizierter Fachkräfte. Hier liegt eine wesentliche Aufgabe unserer Kanzlei: Wir verbinden die Möglichkeiten moderner Technologien mit der fachliche Prüfung und steuerliche Beurteilung durch unser Team.
DATEV Unternehmen online – die Grundlage unserer digitalen Zusammenarbeit
Wir setzen für viele Unternehmensmandanten DATEV Unternehmen online („DUO“) als gemeinsame Plattform ein. Das Unternehmen stellt hierüber seine digitalen Belege, Schnittstellenexporte und sonstige Buchhaltungsinformationen bereit. Unsere Kanzlei übernimmt die vereinbarten Buchführungsarbeiten und stellt über die gleiche DATEV-Anwendung die Ergebnisse dem Mandanten digital zur Verfügung.
Mit DATEV Unternehmen online profitieren Sie außerdem von einer Reihe praktischer Funktionen, die Ihre tägliche Büroarbeit erleichtern und die Zusammenarbeit mit unserer Kanzlei vereinfachen:
Digitales Belegarchiv – Rechnungen schnell wiederfinden: Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden zentral und revisionssicher gespeichert. Belege lassen sich bequem suchen und bei Bedarf jederzeit aufrufen. Die neue Version von DATEV Belege online bietet zusätzlich eine Volltextsuche, mit der auch Rechnungsinhalte gezielt durchsucht werden können.
Belege unkompliziert übermitteln: Rechnungen und andere Belege können direkt hochgeladen, per E-Mail weitergeleitet oder über unsere Smartphone-Anwendungen erfasst werden. Das Sammeln, Kopieren und Transportieren von Papierordnern entfällt weitgehend.
E-Rechnungen empfangen und verarbeiten: Elektronische Rechnungen, beispielsweise im Format XRechnung oder ZUGFeRD, können eingelesen, geprüft, lesbar dargestellt und für die Buchhaltung weiterverarbeitet werden.
Rechnungsdaten automatisch erkennen: DATEV liest wichtige Angaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant und Rechnungsbetrag aus und übernimmt sie, soweit möglich, in die weitere Bearbeitung. Dadurch reduziert sich die wiederholte manuelle Datenerfassung.
Zahlungen direkt aus Rechnungen vorbereiten: Aus Eingangsrechnungen können vorausgefüllte Zahlungsvorschläge erstellt werden. Das erspart die erneute Eingabe von Empfänger, IBAN, Verwendungszweck und Betrag und verringert Übertragungsfehler.
Bankkonten und offene Rechnungen im Blick behalten: Elektronische Bankumsätze können mit Rechnungen abgeglichen werden. So lässt sich leichter erkennen, welche Rechnungen bezahlt wurden und welche Forderungen oder Verbindlichkeiten noch offen sind.
Betriebswirtschaftliche Auswertungen jederzeit abrufen: Nach Bereitstellung durch unsere Kanzlei stehen Ihnen BWA, Summen- und Saldenlisten, Kontennachweise und weitere Auswertungen online zur Verfügung – ohne auf den Postversand oder eine gesonderte E-Mail warten zu müssen.
Rückfragen schneller klären: Da Buchungen und digitale Belege miteinander verknüpft sind, können wir Geschäftsvorfälle gemeinsam nachvollziehen. Das erleichtert Rückfragen, Abstimmungen und die Vorbereitung des Jahresabschlusses.
Weitere kaufmännische Abläufe integrieren: Je nach Bedarf lassen sich beispielsweise ein digitales Kassenbuch, Freigabeprozesse für Eingangsrechnungen oder Funktionen zur Rechnungserstellung ergänzen. Über das Zusatzmodul „DATEV Auftragswesen next“ können Unternehmen auch E-Rechnungen erstellen.
Welche Funktionen sinnvoll sind, hängt von der Größe Ihres Unternehmens, der Anzahl der Geschäftsvorfälle und Ihren bestehenden Arbeitsabläufen ab. In einem persönlichen Beratungsgespräch analysieren wir gemeinsam Ihre vorhandenen Prozesse, identifizieren Optimierungsmöglichkeiten und entwickeln eine Lösung, die Ihre betrieblichen Abläufe mit der Finanzbuchhaltung sinnvoll und effizient verbindet.
E-Rechnung ab 2027: Was Unternehmen jetzt beachten müssen
Zulässige Datenformate
Mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung für bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmern verändern sich nicht nur die Rechnungsformate. Auch der Empfang, die Prüfung, die Verarbeitung und die Aufbewahrung der Rechnungen müssen entsprechend organisiert werden.
Eine gewöhnliche PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im umsatzsteuerrechtlichen Sinne. Erforderlich ist grundsätzlich ein strukturiertes elektronisches Datenformat, das die maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Verbreitete Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.
Weiterführende Informationen: Bundesfinanzministerium – Fragen und Antworten zur E-Rechnung
Welche Fristen sind zu beachten?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
Ab dem 1. Januar 2027 endet die allgemeine Übergangsfrist für Rechnungsaussteller, deren maßgeblicher Gesamtumsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro betragen hat.
Ab dem 1. Januar 2028 endet diese Übergangsregelung grundsätzlich auch für Unternehmen mit geringerem Umsatz.
Die Verpflichtung betrifft insbesondere Rechnungen über steuerpflichtige Leistungen zwischen inländischen Unternehmern. Gesetzliche Ausnahmen, etwa für bestimmte steuerfreie Leistungen und Kleinbetragsrechnungen, bleiben bestehen.
Die E-Rechnung ist mehr als eine neue Dateiform
Im Mittelpunkt der Umstellung stehen praktische Fragen:
Über welche E-Mail-Adresse oder welches System sollen Eingangsrechnungen empfangen werden?
Wer prüft die Rechnung auf sachliche Richtigkeit?
Wie gelangen die strukturierten Rechnungsdaten in die Buchführung?
Welche Software wird künftig zur Erstellung von E-Rechnungen eingesetzt?
Wie werden die elektronischen Originaldaten ordnungsgemäß aufbewahrt?
Wir unterstützen Sie bei der Beantwortung dieser Fragen und bei der Einbindung der E-Rechnung in Ihre bestehenden Buchführungsabläufe.
Gerade bei Unternehmen, die ihre Ausgangsrechnungen bislang mit Word, Excel oder einer älteren Fakturierungssoftware erstellen, sollte die Umstellung rechtzeitig geplant werden.
DATEV Auftragswesen next – Angebote und E-Rechnungen erstellen
Mit DATEV Auftragswesen next steht innerhalb von DATEV Unternehmen online eine Cloud-Anwendung zur Verfügung, die kaufmännische Abläufe auf der Ausgangsrechnungsseite unterstützt. Unternehmen können damit unter anderem Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen erstellen und weiterverarbeiten.
Besonders interessant ist die Möglichkeit, E-Rechnungen in geeigneten Formaten zu erstellen. Auch wiederkehrende Rechnungen sowie Anzahlungs- und Schlussrechnungen werden unterstützt.
Praxisbeispiel: Von der Beauftragung bis zur Rechnung
- Ein Handwerks- oder Dienstleistungsunternehmen erstellt zunächst ein Angebot und daraus später die Auftragsbestätigung
- In allen Schritten können die Informationen, die bereits in einer Belegvorstufe (z.B. bei der Angebotserstellung) erfasst wurden, weitergenutzt werden.
- Während der Auftragsabwicklung können bei Bedarf oder dem Leistungsfortschritt entsprechende Anzahlungsrechnungen erstellt werden.
- Nach der Leistungserbringung wird die Rechnung unter Anrechnung der erhaltenen Anzahlungen abgerechnet.
- Die Rechnungsdaten stehen anschließend dem Steuerberater auch für die weitere Verarbeitung in der Finanzbuchhaltung zur Verfügung.
Nicht jede Fakturierungssoftware muss ersetzt werden
DATEV Auftragswesen next ist besonders für Unternehmen interessant, die ihre Rechnungserstellung digitalisieren und eng mit DATEV verbinden möchten.
Bei umfangreichen Warenwirtschaftssystemen, komplexer Projektabrechnung oder besonderen Branchenanforderungen kann es dagegen sinnvoll sein, eine vorhandene Software beizubehalten und deren Daten über eine geeignete Schnittstelle zu übernehmen.
Schnittstellen und Fremdsoftware – eine besondere Stärke unserer Kanzlei
Digitale Buchhaltung bedeutet nicht, dass alle Unternehmen dieselben Programme einsetzen müssen.
Viele unserer Unternehmensmandanten arbeiten mit eigenen kaufmännischen Anwendungen oder branchenspezifischer Software. Dazu gehören insbesondere Fakturierungsprogramme, Warenwirtschaftssysteme, Kassenlösungen und andere betriebliche Vorsysteme.
Wir verfügen über Erfahrung mit dem Import von Buchungsdaten aus DATEV-fremden Systemen und mit der Verarbeitung umfangreicher Datenbestände.
Dabei geht es nicht allein um die technische Übertragung einer Datei. Entscheidend ist, dass die übernommenen Daten vollständig, nachvollziehbar und für die steuerliche Buchführung geeignet sind. Dazu gehören beispielsweise die richtige Kontenzuordnung, die Behandlung von Umsatzsteuersachverhalten, die Abstimmung mit den digitalen Belegen sowie die Kontrolle der übernommenen Buchungsstapel.
Je nach Datenquelle prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, welche Schnittstelle geeignet ist und welche Prüf- und Abstimmungsarbeiten erforderlich bleiben. So können bestehende Unternehmenssysteme häufig weiterverwendet werden, ohne dass deren Daten nochmals vollständig manuell erfasst werden müssen.
Praxisbeispiel: Große Datenbestände aus einer wohnungswirtschaftlichen Branchenlösung
Bei einem größeren Unternehmen aus der Wohnungswirtschaft werden umfangreiche Mietbestände in einer branchenspezifischen Verwaltungssoftware durch den Mandanten geführt. Diese bilden unter anderem die Mieterverwaltung und die Betriebskostenabrechnung ab. Unsere Kanzlei übernimmt die buchungsrelevanten Daten aus diesem Vorsystem und importiert sie in DATEV. Dabei werden monatlich bis zu 16.000 Buchungszeilen effizient verarbeitet.
Auf dieser Datenbasis werden von uns die Finanzbuchhaltung fortgeführt, die handelsrechtlichen Jahresabschlüsse unter Berücksichtigung der besonderen Gliederungsvorschriften für Wohnungsunternehmen erstellt (Verordnung über die Gliederung des Jahresabschlusses von Wohnungsunternehmen = JAbschlWUV) und die Steuerbilanzen anschließend abgeleitet.
Das Beispiel zeigt: Eine leistungsfähige digitale Buchhaltung muss bestehende Spezialsoftware nicht ersetzen. Entscheidend ist, die Daten strukturiert, nachvollziehbar und für die handels- und steuerrechtliche Weiterverarbeitung geeignet zu übernehmen.
Wer übernimmt welche Aufgaben?
Die Arbeitsteilung zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei wird individuell vereinbart.
Manche Mandanten möchten lediglich ihre Belege digital bereitstellen und die gesamte laufende Finanzbuchhaltung durch uns erledigen lassen. Andere Unternehmen verfügen über eigene kaufmännische Mitarbeiter, die bereits Rechnungen erfassen, Zahlungen vorbereiten oder Teile des Rechnungswesens bearbeiten.
Beide Formen der Zusammenarbeit sind möglich.
Wir stimmen mit Ihnen ab, welche Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen verbleiben, welche Aufgaben wir übernehmen und welche Informationen für eine ordnungsgemäße und zeitnahe Buchführung erforderlich sind.
So begleiten wir die Einführung
Die Einführung einer digitalen Buchhaltung sollte sich an den tatsächlichen Abläufen Ihres Unternehmens orientieren.
1. Bestehende Prozesse aufnehmen
Wir besprechen, wie Ihre Rechnungen und Belege entstehen, welche Software bereits genutzt wird und wo derzeit manuelle Arbeiten oder doppelte Datenerfassungen auftreten.
2. Geeignete Anwendungen und Schnittstellen auswählen
Wir prüfen, ob DATEV Unternehmen online, DATEV Auftragswesen next oder bestehende betriebliche Systeme sinnvoll eingesetzt und miteinander verbunden werden können.
3. Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten festlegen
Wir stimmen die Belegübermittlung, den Rechnungseingang, Zahlungsfreigaben, Buchführungsarbeiten und Auswertungen mit Ihnen ab. Dabei berücksichtigen wir auch die Anforderungen der GoBD.
4. Einführung begleiten und Abläufe weiterentwickeln
Wir unterstützen die praktische Einführung und stehen Ihnen anschließend für buchhalterische und steuerliche Fragen zur Verfügung. Bei technischen Themen beziehen wir bei Bedarf DATEV oder geeignete IT-Dienstleister ein.
GoBD und Verfahrensdokumentation – digitale Prozesse rechtssicher organisieren
Die Digitalisierung verändert nicht die grundlegenden Anforderungen an eine ordnungsmäßige Buchführung.
Auch bei einer digitalen Buchführung müssen Geschäftsunterlagen vollständig, richtig, zeitgerecht und nachvollziehbar verarbeitet sowie ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Die Anforderungen ergeben sich insbesondere aus den GoBD – den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie wurden vom Bundesministerium der Finanzen zuletzt am 14. Juli 2025 aktualisiert.
Ein wesentlicher Bestandteil ist die Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie steuerlich relevante Informationen in Ihrem Unternehmen entstehen, verarbeitet, gespeichert und archiviert werden. Dazu gehören die eingesetzten Programme, Schnittstellen, organisatorischen Abläufe und internen Kontrollen.
Eine sorgfältig erstellte Verfahrensdokumentation dient jedoch nicht nur dazu, die Anforderungen der Finanzverwaltung zu erfüllen. Sie schafft auch klare Zuständigkeiten, erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und bietet eine gute Gelegenheit, bestehende Arbeitsabläufe zu überprüfen und zu optimieren.
Wir unterstützen Sie dabei, Ihre betrieblichen Prozesse zu analysieren und eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Verfahrensdokumentation zu erstellen und aktuell zu halten.
Mehr erfahren: Verfahrensdokumentation nach GoBD – Pflichten, Vorteile und praktische Hilfen
Digitale Buchhaltung gemeinsam sinnvoll organisieren
Ob Sie DATEV Unternehmen online einführen, Ihre Prozesse auf die E-Rechnung ab 2027 vorbereiten oder vorhandene Unternehmenssoftware besser mit der Finanzbuchhaltung verbinden möchten: Wir analysieren Ihre bestehenden Abläufe und besprechen mit Ihnen, welche Lösung zu Ihrem Unternehmen passt.
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